在外贸业务工作中，电话是一个非常重要也非常有效的开发客户途径。它能加快你对客户的了解程度、提高客户对你的印象、提醒客户对你邮件的及时查阅和回复，最终建立深入互动式沟通，获得更好的转换成果。

但电话不同于邮件，没有给你反复思考和修改的机会，这就要求你在打电话前，要先整理好思路，否则会适得其反。

那么，电话该如何打才能达到目的呢？

01 明确客户的需求

在打电话前，需要先明确客户的需求，包括：

• 客户所处地区的大致经济状况。
• 客户的公司产品结构和规模等判断大致需求。
• 客户的身份，贸易商、经销商还是终端者，根据客户身份寻找能与客户形成深入沟通的话题和切入点。
• 联系人的角色，是采购、老板、生产还是研发等，根据不同角色决定应对策略。

分析完后，在适当的时机下，进行电话追踪。但是，电话不能乱打，它也是有一套标准作业流程的。

02 打电话的标准作业流程

打电话给客户，首先要明确三个问题：

1、打这个电话的目的是什么？
2、计划跟对方沟通哪几件事？
3、最后的引导准备如何去做？

这三个问题的答案，自己提前好好思考一下，提炼出主题和要素，然后简单写在纸上，例如下面这样：

1、目的：了解项目进展，探求下单的可能性。
2、沟通：样品的情况，包装的问题，价格的问题。
3、引导：通过邮件来完成电话衔接。

除此之外，业务员如果逻辑思维不够清晰、口语交流尚不熟练，还需要把一些要点简单写下来，打好草稿，这样拿起电话沟通的时候，不至于节奏混乱，也不会临时忘词。

打草稿的时候尽可能把句子写完整，而不是写几个简单的词，因为临时组织句子，语法和时态都容易错误百出。

每次打电话都按照这个标准来执行，错误的概率会大大降低，也会逐渐提升自己的信心，不会再有所畏惧。

03 打电话注意要素

跟客户讲电话时，要真诚，沉稳，热情，得体，注意自己讲话的语调语速和情感表达，要让客户感觉到你的热诚，从而加深印象，记住你的声音和名字。

其次要明白，在外贸业务过程中，电话主要是起到信息获取、客户提醒、客户激活、推波助澜的作用，它是与邮件相辅相成的。

比如通话的开场问候：

Hello,this is xx from xx（company）.

I’m in the line of XX business.

我是xx公司的xx，我们是从事xxx

正题：

Have you received the email I sent on XX which subject is xx.

您收到过一封标题为xxx的邮件吗？

所以邮件的标题一定要简洁有力，同时一定要注重移动端邮件显示优化的问题

联想客户的回复：

If the answer is No,then you can say:Okay,thanks for your feedback.I’ll resend the email,please kindly check after 5 minutes.

If the answer is Yes,then you can say:With regard the email,I attached some best selling（products）in your market.Do you have any interest in it?

Do you have plan for developing new product this season?这个季度有开发新产品的计划吗？

Do you have suppliers for xx in China?您在中国有xx产品的供应商吗？

Do you need sample to test?你需要样品进行测验吗？

结尾：

I will email you later,thank you.

So glad to talk with you,have a nice day.

Goodbye!

记住一个原则：电话交流过程中，要形成互动式的对话，真正的主角是客户，你需要通过这通电话了解到客户的真正需求和想法，这样才有利于你制定后期的跟进策略。

讲完电话，马上归类做整理。该发邮件的发邮件，该保留的自己保留，该马上解决的问题马上解决；最好不要搁置太久，关键词一定标注好，最重要的点如果不能及时完成，也要做重点标记。

04 在合适的时机打电话

瞅准时机打电话，效果会更好，比如：

• 收到询盘时or发完开发信——听到声音，加深印象。快速方便了解客户情况和需求点
• 回复询盘后——探寻日后合作可能性，快速引起关注，推进订单
• 跟进了一个月——引起客户关注，感受我们的热情
• 发样品后——快速有效跟进，节省时间，解决纠结
• 拿到订单后——服务迅速
• 订单出问题时——先表明态度，再讨论赔偿，会减轻赔偿费用
• 老客户沟通感情时——更热情，更真诚

另外，因为时差风俗的差距，上班的时间不一样，给客户打电话的最佳时间是在周二到周四，那时客户已进入到工作的状态。另外具体的时间，最好选在客户所在国家的10:30-11:00或者15:00-16:00。

05 巧用技巧吸引客户注意力

在电话营销中，可以使用一些技巧来吸引客户的注意力，例如：

• 提出引人注目的问题
• 引用相关数据及案例
• 引发客户痛点或挑战
• 提供独特的价值主张
• 创造紧迫感
• 使用开放性问题和倾听技巧
• 引导客户进入下一步

请记住，在电话营销中，真诚、聆听和与客户建立良好的关系是成功的关键。根据客户的反馈和需求，调整你的话术和策略，并始终专注于提供有价值的解决方案，这样才能大大提高成交率。